Zawartość
- etapy
- Część 1 Wybór metody rejestracji danych
- Część 2 Zrealizuj badanie
- Część 3 Analiza wyników i wprowadzanie zmian
Badanie czasu i ruchu polega na analizie wydajności pracy poprzez obserwację i mierzenie czasu. Pomoże Ci określić, jak efektywny może być Twój dzień, oszczędzając energię i czas dla dobra wszystkich! Możesz zrobić tego rodzaju badania na sobie lub na kimś innym. Ale najpierw musisz wybrać metodę, która ma być używana, od obserwacji w czasie rzeczywistym do metod próbkowania (metoda migawki), zanim przejdziesz do obserwacji i pomiaru czasu zadania. Po zakończeniu badania możesz użyć wyników, aby skonfigurować bardziej wydajny sposób pracy.
etapy
Część 1 Wybór metody rejestracji danych
-
Użyj metody próbkowania, jeśli zabraknie czasu. Ta metoda polega na obserwowaniu pracownika w danym momencie, a nie na stałym poziomie. Interwały mogą być losowe lub regularne. Obserwujesz pracownika przez pewien czas, a następnie ekstrapolujesz na podstawie próbek czas poświęcony na każde zadanie. Ta metoda jest bardziej skuteczna w przypadku działań, które mają niewiele składników lub pracowników wykonujących ogólnie niewiele zadań.- Na przykład w przypadku pracownika, którego głównym zadaniem jest fakturowanie, losowe pobieranie próbek może być skuteczne, ponieważ pozwala zobaczyć, co robi osoba za każdym razem, gdy dokonuje się inwentaryzacji. Po zebraniu wszystkich danych możesz zidentyfikować działanie lub element, które zajmują więcej czasu, porównując częstotliwość i czas trwania zadania w każdej losowej próbce.
- Zaletą tego podejścia jest możliwość obserwowania więcej niż jednej osoby w określonym czasie dzięki indywidualnej rotacji.
- Jeśli zastosujesz tę metodę do siebie, możesz zaplanować alarm, który będzie uruchamiany w określonych odstępach czasu, aby zapisać pracę wykonaną przez dany okres czasu.
-
Oglądaj aktywność w czasie rzeczywistym, aby zadawać pytania. Dzięki tej metodzie jesteś w tym samym pokoju, co pracownik, kiedy wykonuje zadanie. Obserwujesz pracę, którą wykonuje i rozkłada w czasie. Każdy element powinien być zrozumiałą całością, nie powinien być jednak zbyt szczegółowy i trudny do naśladowania.- Nie ma potrzeby mierzenia czasu dużej aktywności bez zbadania składników. To dzięki nim możesz zidentyfikować niedociągnięcia. W rzeczywistości nie ma potrzeby zatrzymywania pracownika na jego stanowisku: wystarczy rozbić zadanie do celów rejestracyjnych. Na przykład, jeśli jego zadaniem jest sprawdzanie listów, komponenty będą: iść tam, gdzie są maile, znajdź te wiadomości, przynieś je do biura, otwórz koperty, przeczytaj zawartość i wyrzuć lub potraktuj każdą pocztę.
- Pomocne może być posiadanie grupy osób odpowiedzialnych za obserwowanie pracownika. W ten sposób jedna osoba może przejąć kontrolę nad zegarem, inna rejestrować czas, a trzecia może robić notatki.
- Możesz także zastosować tę metodę do swojej pracy. W takim przypadku będziesz musiał ocenić każdy składnik podczas jego uruchamiania.
-
Zrób wideo, aby uzyskać bardziej naturalny dotyk. Zamiast obserwować czynności wykonywane w czasie rzeczywistym, nakręć film. W ten sposób możesz wrócić później, aby przeanalizować czas trwania każdej pracy. Nie będzie to dla ciebie dużą stratą, ponieważ zawsze możesz przewinąć nagranie, aby przejrzeć sekwencję. -
Weź wideo, aby uzyskać dokładniejsze wyniki. Jeśli zmierzysz własną wydajność, ta metoda będzie znacznie prostsza niż pozostałe dwie. Zainstaluj aparat na statywie pod idealnym kątem do zarejestrowania pracy. Pozwól, aby kamera zarejestrowała pracę, którą wykonujesz, na przykład podczas pisania raportu.- Oceń aktywność w określonym czasie. Na przykład możesz przeprowadzić ocenę przez tydzień lub miesiąc.
Część 2 Zrealizuj badanie
-
Utwórz arkusz kalkulacyjny, aby zapisać dane. Będziesz potrzebować narzędzia do rejestrowania zadania, a arkusz kalkulacyjny jest idealny. Oprócz tego będziesz musiał nagrać czas. Zadania są często wykonywane partiami. W takim przypadku zaplanuj pole, w którym będzie zapisywany czas trwania każdego elementu każdego zadania. Do tej części potrzebujesz tylko zestawu ponumerowanych pól. Musisz także dodać kolumnę z uwagami.- Na przykład, jeśli zadaniem pracownika jest sprawdzanie wiadomości e-mail, a jeden ze składników ma je odczytać, zapisz czas potrzebny na odczytanie każdego z nich w ponumerowanych częściach obok składnika.
-
Podziel obciążenie pracą na małe działania. Aby wykonać badanie czasu i ruchu, musisz częściowo określić czas przeznaczony na każde zadanie. Ogólnie rzecz biorąc, jedynym sposobem na poprawę wydajności zespołu jest przyjrzenie się drobnym działaniom każdego zadania. Po zakończeniu pracy wskaż każdy element, a następnie krótki opis.- Sekret polega na znalezieniu właściwego szczegółu. Na przykład czas potrzebny do naciśnięcia przycisku jest zbędną informacją. Nie należy jednak nadmiernie nadużywać, ponieważ może to pozbawić Cię danych potrzebnych do wykrycia poziomu wydajności.
- Załóżmy, że sprawdzasz swoje e-maile. To zadanie będzie musiało zostać podzielone w następujący sposób: połączenie z komputerem i skrzynką odbiorczą, usuwanie spamu bez otwierania go, czytanie wiadomości e-mail, pisanie odpowiedzi na wiadomości e-mail i sortowanie plików w folderach.
-
Zapisz każde zadanie. Zacznij od stopera. Postaraj się ustalić czas każdej części zadania, zwracając uwagę, ile czasu zajęło wykonanie każdego zadania. Zasadniczo łatwiej jest zatrzymać i ponownie uruchomić stoper, korzystając z upływu czasu. Później możesz obliczyć liczbę sekund potrzebnych na każde działanie.- Aby uzyskać większą dokładność, zbieraj dane przez kilka dni.
-
Zadania czasowe z filmami. Podczas korzystania z wideo musisz go zatrzymać i uruchomić ponownie dla każdego mierzonego komponentu. To da ci czas na dokonanie obserwacji i zanotowanie czasu trwania każdego elementu.
Część 3 Analiza wyników i wprowadzanie zmian
-
Oblicz średni czas trwania każdego kroku. Po zebraniu wszystkich danych spróbuj obliczyć średni czas trwania każdego kroku. Aby uzyskać średnią, zsumuj wszystkie czasy trwania komponentu i podziel przez liczbę czasów trwania w tej grupie.- Na przykład, jeśli czytanie poczty jest składnikiem, czas trwania może wynosić 4 minuty, 1 minutę, 2 minuty, 3 minuty i 5 minut. Zsumuj te liczby: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Podziel wynik przez liczbę zebranych czasów trwania. W przypadku gatunku jest to 5. Podziel 15 przez 5, aby mieć średnio 3 minuty pocztą.
-
Określ średni czas trwania działania. Najprostszym podejściem do określenia średniego czasu trwania całego zadania jest zsumowanie wszystkich średnich składników. Pomoże Ci to znaleźć średnią z całej pracy. -
Ranguj zadania według poziomu ważności. Klasyfikuj działania według poziomu ważności, aby wiedzieć, które z nich są priorytetowe. Nie ma potrzeby przypisywania numerów: możesz po prostu oznaczyć je jako ważne i nieważne zadanie. Na przykład ważne może być odpowiadanie na wiadomości e-mail, ale chyba że pracujesz w dziale obsługi klienta, prawdopodobnie jest to mniej ważne zadanie niż pisanie raportu. -
Ogranicz działania o mniejszym znaczeniu i czasochłonne. Po dokonaniu oceny wszystkich zadań ustal, które z nich zajmują wystarczająco dużo czasu, ale które nie mają dużej wartości. Ta praca pomoże ci znaleźć sposoby na zmniejszenie wydatków. Równie ważne jest spojrzenie na czynności, które są czasochłonne, ale także ważne w pracy. Z pewnością nie zaszkodzi uczynić je bardziej wydajnymi. -
Uważaj na jednoczesne spoty. Współbieżne zadania wydłużają czas trwania każdego działania, ponieważ nie można skupić się na wielu zadaniach jednocześnie. Podczas wykonywania wielu zadań, takich jak przeglądanie wiadomości e-mail i pisanie raportu w tym samym czasie, spróbuj zrobić inaczej. Ustaw czas wykonywania jednej pracy na raz. Pisząc raport, zostaw ich w spokoju.- Jeśli czytasz w myślach przez cały dzień, mentalnie odłączasz się od wszystkich innych zadań, które wykonujesz. Często lepiej jest wykonywać tylko jedną pracę na raz. Na przykład możesz je przeczytać rano, w południe i tuż przed wyjściem z pracy.
-
Poszukaj braków, aby je zmniejszyć. Często znajdziesz nieefektywności w zadaniach, które czas i opisujesz. Dzięki wyeliminowaniu tych braków będziesz mógł lepiej pracować i maksymalnie wykorzystać swój czas.- Na przykład, jeśli musisz codziennie wypełniać dokumenty w innym pomieszczeniu poza biurem, znajdź czas na zrobienie tego od razu. Ciągłe przewijanie do przodu i do tyłu sprawi, że zmarnujesz czas, który możesz poświęcić na inne zadania.