Zawartość
W tym artykule: Przygotowanie konwersacji Podłączanie konwersacji Przygotowanie dla referencji Call9
Niezależnie od tego, czy chcesz umówić się na randkę, czy dokonać sprzedaży, może być konieczne wykonanie dużej rozmowy telefonicznej. Jeśli nie jesteś przyzwyczajony do rozmowy przez telefon, rozmowa może być zniechęcająca. Kluczem do udanej centrali telefonicznej jest przygotowanie się i upewnienie się, że obie strony czują się dobrze, abyś mógł łatwo podejść do tematu.
etapy
Część 1 Przygotowanie rozmowy
-
Dowiedz się, czego chcesz od połączenia. Zanim nawet weźmiesz telefon, ważne jest, aby określić, co masz nadzieję uzyskać dzięki tej wymianie. Na przykład, jeśli dzwonisz do kogoś, za kogo szczypiesz, celem może być uniknięcie wyjścia. Podczas rozmowy biznesowej celem może być sprzedaż usługi lub towaru. Zadaj sobie pytanie, co masz nadzieję uzyskać z tej rozmowy.- Jeśli to możliwe, najlepiej określić jak najdokładniej swój cel. Pomoże to lepiej przygotować rozmowę.
- W niektórych przypadkach cel połączenia będzie bardziej ogólny. Na przykład możesz zadzwonić do firmy z zapytaniem o oferowane przez nią usługi, nie wiedząc dokładnie, czego szukasz. Informacje, które otrzymasz, mogą pomóc ci dokładnie wyjaśnić, czego chcesz lub potrzebujesz.
-
Dowiedz się, z kim będziesz rozmawiać. Dzwoniąc, aby porozmawiać z konkretną osobą, której nie znasz dobrze, poszukaj informacji na jej temat. Pomoże Ci to uzyskać lepszy obraz tego, czego będziesz oczekiwać od rozmowy. Na przykład, jeśli zadzwonisz do szefa firmy, prawdopodobnie jest on bardzo zajęty i nie będzie miał dużo czasu na udzielenie ci pomocy. Jeśli nazywasz kogoś nieśmiałym, być może będziesz musiał przeprowadzić większość rozmów.- Jeśli wykonujesz połączenie służbowe, przejdź do witryny firmy osoby, z którą próbujesz się skontaktować. Powinieneś być w stanie znaleźć jej tytuł, a może nawet biografię, która pomoże ci dowiedzieć się, kim ona jest.
- Jeśli wykonujesz połączenie osobiste, poproś znajomego, który zna osobę, do której dzwonisz, o udzielenie informacji na ten temat.
-
Zwróć uwagę na kilka punktów rozmowy. Kiedy już wiesz, czego chcesz i z kim będziesz rozmawiać, możesz poczuć się bardziej zrelaksowany po przygotowaniu notatek do rozmowy telefonicznej. Mogą to być punkty, które absolutnie chcesz omówić lub pytania, które chcesz zadać. Przygotowanie listy może uchronić Cię przed pominięciem czegoś ważnego podczas rozmowy.- Pomocne może być sporządzenie planu tego, co powiesz podczas wymiany. Oczywiście będziesz musiał dostosować się zgodnie z odpowiedziami partnera, ale może ci pomóc pozostać na dobrej drodze, jeśli denerwujesz się rozmawiając przez telefon.
- Pomyśl o prawdopodobnym czasie trwania połączenia. Najlepiej jest założyć, że będziesz miał tylko krótki czas na skoncentrowanie się na najważniejszych tematach.
Część 2 Angażowanie rozmowy
-
Pozdrów swojego rozmówcę i przedstaw się. Powinieneś zacząć od powitania osoby, która odbiera cześć lub Cześć, Większość ludzi ma obecnie telefon z dzwoniącym, ale nadal będziesz musiał przyjechać, chyba że osoba na drugim końcu linii przywita Cię twoim imieniem. Jeśli zadzwonisz do kogoś, kogo znasz stosunkowo dobrze, twoje nazwisko może wystarczyć. W innych sytuacjach może być konieczne podanie dodatkowych informacji, aby dana osoba mogła Cię zidentyfikować.- Aby powitać rozmówcę, możesz dostosować się do pory dnia: cześć, dobry wieczór.
- Jeśli jest to rozmowa biznesowa, należy również podać nazwę firmy, dla której pracujesz. Na przykład możesz powiedzieć „Cześć, jestem Jessica Brion z Grasse Communication”.
- Jeśli zadzwonisz do kogoś, kogo lubisz, możesz podać lokalizację spotkania. Na przykład możesz powiedzieć: „Cześć, to Jean Daniel, spotkaliśmy się na siłowni w zeszłym tygodniu. "
- Jeśli dzwonisz do osoby, z którą masz wspólnego przyjaciela, musisz podać imię i nazwisko znajomego. Na przykład możesz powiedzieć: „Cześć, to jest Alice, lamie dÉric. Musiał ci powiedzieć, że zamierzam zadzwonić ...
- Jeśli dzwonisz w sprawie wakatu, musisz określić, gdzie znalazłeś reklamę. Na przykład możesz powiedzieć: „Cześć, nazywam się Jean Valgean. Dzwonię do ciebie w sprawie postu opublikowanego wczoraj w gazecie. "
- Jeśli zadzwonisz do firmy z prośbą o informacje ogólne, może nie być konieczne podanie swojego imienia i nazwiska. Możesz po prostu powiedzieć: „Cześć, interesują mnie twoje usługi opieki nad dziećmi. "
-
Zapytaj swojego rozmówcę, czy jest w stanie z tobą porozmawiać. Jeśli chcesz, aby rozmowa telefoniczna zakończyła się powodzeniem, ważne jest, aby upewnić się, że osoba, do której dzwonisz, jest tak samo skupiona jak rozmowa. W tym celu najlepiej będzie zapytać go, czy ma czas porozmawiać z tobą przed rozpoczęciem rozmowy. Jeśli kontakt potwierdzi, że ma czas na dyskusję, możesz zainicjować wymianę. Jeśli powie ci, że jest zajęty lub wychodzi, będziesz musiał znaleźć inny czas, aby z nim porozmawiać.- Jeśli osoba, do której dzwonisz, nie może rozmawiać podczas połączenia, ustaw czas oddzwonienia przed rozłączeniem się. Możesz powiedzieć: „Czy mogę oddzwonić po południu? Na przykład o 3 po południu? "
- Jeśli ktoś chce do ciebie oddzwonić, zaoferuj dzień i godzinę, kiedy będziesz dostępny. Możesz mu powiedzieć: „Będę dostępny jutro rano. Powiedzmy, że około 10 wieczorem? "
-
Przełam lód z banalnościami. Jeśli zadzwonisz, aby zapytać lub sprzedać coś, nie zawsze dobrze będzie przejść od razu do rzeczy. Może to zniechęcać twojego rozmówcę. Nawiąż kontakt, wymieniając kilka banałów dotyczących lekkich tematów, takich jak pogoda.- Nie rób banałów zbyt długo. Druga osoba mogłaby zacząć przyjmować pacjenta.
- Jeśli znasz osobę, do której dzwonisz, spersonalizuj swoje słowa, mówiąc o znanych Ci centrach zainteresowania. Na przykład, jeśli zadzwonisz do kogoś, kto jest fanem sportu, możesz mu powiedzieć: „Mecz PSG był świetny zeszłej nocy, prawda? "
- Jeśli nie znasz osoby, do której dzwonisz, powiedz coś bardziej ogólnego. Na przykład możesz powiedzieć: „W tym tygodniu jest bardzo gorąco, prawda? Nie wydaje mi się, żeby było tak gorąco zeszłego lata. "
-
Omów temat swojego połączenia. Gdy poczujesz, że ty i druga osoba czujecie się bardziej komfortowo i bardziej zrelaksowani, nadejdzie czas, aby zabrać się do pracy. Powiedz dzwoniącemu, dlaczego dzwonisz. Bądź tak jasny i zwięzły, jak to możliwe, ponieważ jeśli będziesz wędrować, sprawisz wrażenie braku ubezpieczenia.- Jeśli chcesz poprosić rozmówcę o coś, planując ubezpieczenie, musisz również zachować uprzejmość.
- Jeśli będziesz mówić zbyt długo, nie przerywając rozmowy, twój rozmówca może zacząć tracić świadomość tego, co mówisz. Jeśli masz dużo do powiedzenia, dobrze byłoby zrobić sobie przerwę i poprosić o jego opinię.
- Nie jedz ani nie żuj gumy podczas rozmowy przez telefon. Hałas sprawiałby wrażenie, że tak naprawdę nie jesteś zaangażowany w rozmowę.
Część 3 Przygotowanie do rozmowy
-
Znajdź spokojne miejsce. Kiedy nadejdzie czas, aby zadzwonić, musisz upewnić się, że idzie tak płynnie, jak to możliwe. Będziesz musiał stworzyć środowisko sprzyjające rozmowie. Wybierz spokojne miejsce, w którym hałas w tle będzie ograniczony do maksimum, aby uniknąć konieczności poproszenia rozmówcy o powtórzenie tego, co właśnie powiedział, lub krzyczenia, aby cię usłyszał.- Najlepszym miejscem do połączenia będzie pokój, w którym będziesz sam i którego drzwi będą zamknięte. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że przestrzeń będzie spokojna.
- Jeśli musisz zadzwonić ze swojego biura, znajdującego się w otwartej skrzynce, blisko współpracowników, możesz to zrobić w czasie, gdy biuro nie jest pełne. Na przykład możesz zadzwonić podczas przerwy na lunch lub pod koniec dnia, gdy koledzy wrócą do domu.
- O ile to możliwe, unikaj wykonywania ważnych połączeń w miejscach publicznych, takich jak restauracja lub sklep. Miejsca te są zwykle bogate w rozrywkę i zbyt głośne, aby prowadzić udaną rozmowę. Jeśli musisz do kogoś zadzwonić, gdy jesteś poza domem, spróbuj znaleźć spokojne miejsce, takie jak korytarz prowadzący do łazienki restauracji lub pustej półki w sklepie.
-
Sprawdź, czy sieć jest dobra. Obecnie wiele osób używa swojego telefonu komórkowego jako telefonu głównego. W takim przypadku upewnij się, że masz dobry sygnał przed nawiązaniem połączenia, aby upewnić się, że połączenie jest dobre. Poruszaj się, aż będziesz miał wystarczający sygnał. Jeśli ci się nie uda, możesz skorzystać z telefonu stacjonarnego.- Jakość dźwięku połączenia z linii stacjonarnej będzie czasem lepsza niż w telefonie komórkowym. W tym celu, jeśli połączenie jest bardzo ważne, najlepiej użyć linii stacjonarnej. Będzie to szczególnie prawdziwe, jeśli dzwonisz do osoby starszej, której pochwały mogą nie być doskonałe.
- Podczas korzystania z telefonu komórkowego trzymaj urządzenie, aby wewnętrzny mikrofon mógł bez problemu przekazywać głos. Najlepiej nie wykonywać głośnego połączenia przez głośnik.
-
Upewnij się, że czujesz się komfortowo. Przed wybraniem numeru pamiętaj, aby całkowicie skoncentrować się na rozmowie. Na przykład musisz upewnić się, że nie chcesz iść do łazienki i mieć w pobliżu coś do picia, na wypadek, gdybyś był spragniony. Przygotuj także chusteczki na wypadek kichnięcia podczas połączenia.- Ustal, czy będziesz lepiej stać czy siedzieć, aby wykonać połączenie. Jeśli się denerwujesz, tempo podczas dzwonienia może pomóc Ci się uspokoić.