Zawartość
- etapy
- Część 1 Zorganizuj przyznanie usługi
- Część 2 Zarządzanie okresem przejściowym
- Część 3 Myślenie w kategoriach rozwoju długoterminowego
Po odejściu ze stanowiska prawdopodobne jest, że przełożony lub kierownik zwróci się o pomoc w ułatwieniu zawarcia umowy z następcą. Jeśli jesteś przedsiębiorczy i zorganizowany, będziesz w stanie zapewnić płynne przejście dla swojej firmy i odejść, pozostawiając jednocześnie doskonałą reputację zawodową.
etapy
Część 1 Zorganizuj przyznanie usługi
-
Omów postęp przejęcia ze swoim przełożonym. Na początek powinieneś przeprowadzić szczegółową dyskusję ze swoim przełożonym, aby dokładnie ustalić, w jaki sposób usługa zostanie wykonana. W zależności od wykonywanej pracy i sposobu, w jaki menedżer lubi pracę, być może będziesz musiał wiele wnieść do przejścia. Może to obejmować fakt, że ten, który cię zastępuje, obserwuje cię przez kilka dni lub nawet dłużej.- W większości przypadków konieczne będzie przynajmniej przygotowanie oficjalnego dokumentu przeniesienia.
- Przedyskutuj to ze swoim przełożonym i ustal, ile masz wkładu, i na co musisz się skupić, gdy oddasz usługę.
-
Wykonaj wstępną prezentację dokumentu przeniesienia. Po zrozumieniu oczekiwań przełożonego możesz zacząć pisać dokument przeniesienia. Pomoże Ci to zorganizować się, jednocześnie klasyfikując wszystkie różne zadania i informacje, które będziesz musiał przekazać w tym okresie przejściowym. Dokument powinien zawierać następujące elementy:- szczegółowe informacje o twoich codziennych czynnościach, priorytetach i zadaniach,
- przegląd zasadniczych punktów związanych z tą funkcją,
- jasne stwierdzenie, czego oczekuje się od następcy,
- lista wszystkich ważnych dokumentów, które należy wysłać. Może to być plan pracy lub dana umowa.
-
Ustaw wszystkie ostatnie szczegóły. Jeśli wiesz, że wkrótce opuścisz swój post, może to pomóc w podjęciu dodatkowego wysiłku, aby upewnić się, że nie pozostawisz niczego niedokończonego. Doświadczysz prawdziwej satysfakcji, jeśli uda ci się to osiągnąć, a także będziesz mógł pomóc temu, który zastępuje cię na dobrej podstawie. Dzięki temu będziesz w dobrej formie z bossami i utrzymasz dobrą reputację.- Nie zawsze może to być możliwe, ale jeśli masz folder, który ma zostać ukończony, włóż dodatkowy wysiłek, aby go sfinalizować.
- Ponadto nowa osoba, która przystępuje do zawarcia umowy, gdy jest ona bliska zawarcia, może mieć trudności z jej sfinalizowaniem, ponieważ nie jest świadoma wszystkich zawiłości pliku.
-
Porozmawiaj ze swoimi kolegami. Zanim twój następca przejmie urząd, znajdź czas na rozmowę z kolegami na temat przekazania i zapytaj ich, czy uważają, że jest coś, na czym powinieneś się skupić. Jeśli problem jest w toku i nie jesteś tego świadomy, jest to wymarzona okazja, aby zwrócić na to uwagę.- Nowe problemy raczej nie będą miały wpływu na twoje ostatnie dni, ale jeśli będziesz ich przynajmniej świadomy, będziesz mógł zgłosić je każdemu, kto zajmie twoje miejsce.
- Daje to również możliwość upewnienia się, że wszyscy pracownicy wiedzą, że odchodzisz i kiedy odchodzisz. Poinformuj ich o okresie przejściowym, aby go uwzględnić.
- Istnieje duża szansa, że Twoja produktywność spadnie w okresie przejściowym, dlatego dobrze jest wcześniej poinformować o tym swoich pracowników.
-
Napisz oficjalny dokument przelewu. Ostatnim krokiem w przygotowaniu do przejścia jest ukończenie pisania oficjalnego dokumentu przeniesienia. Możesz użyć utworzonej wersji roboczej, ale pamiętaj, aby ją rozwinąć i uwzględnić wszystkie kluczowe informacje. Będziesz musiał przejrzeć dokument ze swoim przełożonym i wszystkimi innymi członkami zespołu. Spróbuj to zrobić i prześlij dokument następcy na kilka dni przed datą, w której ma on objąć urząd. Zawartość tego typu dokumentu będzie się różnić w zależności od rodzaju wykonanej pracy, ale może obejmować:- wykaz i harmonogram działań, które należy przeprowadzić,
- briefing na temat aktualnych problemów,
- kalendarz terminów i nadchodzących wydarzeń,
- dane logowania i hasła,
- lista przydatnych kontaktów,
- przewodnik na temat zarządzania folderami i plikami na komputerze.
Część 2 Zarządzanie okresem przejściowym
-
Przydziel jak najwięcej czasu na przejście. Nadal możesz być obecny, kiedy twój następca obejmie urząd i możesz zostać poproszony o wykonanie pełniejszej usługi. Czas trwania tej zmiany jest różny, ale w niektórych przypadkach będziesz miał kilka dni lub więcej, aby pomóc nowemu odcisnąć piętno. Zasadniczo im więcej czasu spędzasz w okresie przejściowym, tym więcej informacji możesz przesłać.- Nieuchronnie pojawią się szczegóły, o których zapomnisz, a obecność kogoś za tobą jest dobrym sposobem na skonfrontowanie różnych codziennych zadań, które wykonujesz.
-
Przekaż ważne dokumenty osobiście. W okresie przejściowym dobrą praktyką jest zapewnienie, aby wszystkie krytyczne dane i ważne dokumenty były przekazywane osobiście. Pomoże to zapewnić, że najważniejsze zadania są wykonywane w standardach i że priorytety są jasno określone. Przekazanie dokumentów osobiście pozwoli ci dokładnie przedyskutować najbardziej skomplikowane kwestie przed wyjazdem.- Możliwość przekazania kluczowych informacji i umożliwienia następcy bezpośredniego zadawania pytań ma zasadnicze znaczenie dla płynnego przejścia.
- Daje to również szansę na stworzenie stożka i wniesienie kilku niuansów do dyskusji, które w innym przypadku mogłyby zostać zignorowane.
-
Staraj się nieść pomoc. Jeśli masz kontakt ze swoim następcą w pracy, zawsze powinieneś być przedsiębiorczy i opiekuńczy. Postaraj się zidentyfikować i pomóc rozwiązać wszelkie problemy, które mogą się pojawić. Osoba, która cię zastąpi, może być zastraszona i trochę nieśmiała przez pierwsze kilka dni, a on może bać się przeszkadzać ci swoimi pytaniami.- Pamiętaj, aby jasno powiedzieć, że jesteś tutaj, aby pomóc i że pytania są mile widziane.
- W ten sposób pomożesz stworzyć sytuację, w której odpowiedzialność za przeniesienie usługi zostanie podzielona między twojego następcę i ciebie.
-
Zorganizuj spotkanie, aby zamknąć przekazanie. Ostatnią rzeczą do zrobienia przed wyjazdem i sfinalizowaniem usługi jest zorganizowanie ostatecznego spotkania z tym, który cię zastąpi. Poproś go o przesłanie wszelkich zaległych pytań i notatek, które sporządził. To spotkanie jest doskonałą okazją dla nowego, aby upewnić się, że rozumie swoje obowiązki i rolę.- Wszystkie wątpliwości można wyjaśnić na tym spotkaniu.
- W zależności od rodzaju miejsca, w którym pracujesz, rozsądne może być unikanie obecności przełożonego lub kierownika na spotkaniu.
- Przynajmniej powinieneś poinformować swojego przełożonego o tym, gdzie i kiedy odbędzie się spotkanie, i zapytać, czy jest coś jeszcze, co chciałbyś dodać.
Część 3 Myślenie w kategoriach rozwoju długoterminowego
-
Zaznacz dowolny dokument lub szkolenie. Postaraj się postrzegać przeniesienie usługi jako szansę, która pozwoli naprawdę dać następcy każdą szansę na odniesienie sukcesu. Nie tylko przekazujesz pracę i zadania, ale także starasz się pomóc osobie, która Cię zastępuje, rozwijać się zawodowo, a także przyczynić się do solidności starego biznesu w perspektywie długoterminowej.- Możesz to zrobić, przesyłając wszelkie znane Ci szkolenia.
- Być może po rozpoczęciu tej pracy mogłeś śledzić szkolenia, które pomogły ci odcisnąć piętno i dostosować się.
- Nie zapomnij przedstawić tego swojemu następcy i zachęcić go do zbadania kilku możliwości.
-
Nie zaniedbuj kultury pracy. Jeśli masz okazję spędzić czas z tym, który weźmie pochodnię, ważne jest, abyś nie skupiał się tylko na technicznych aspektach swojej pracy. Każda firma jest wyjątkowa i ma unikalne środowisko i kulturę pracy, które mogą zastraszyć lub pomylić nowo przybyłego. Poświęć trochę czasu na wyjaśnienie, jak działają sprawy w Twojej firmie.- Postaraj się go oprowadzić po biurze i zaprezentować wszystkim pracownikom.
- Pamiętaj, aby jasno zdefiniować rolę nowo przybyłego i wyjaśnić obowiązki byłych pracowników.
- Jeśli praca, którą wykonuje nowa osoba, różni się nieco od twojej lub jej priorytety i obowiązki są różne, upewnij się, że inni pracownicy wiedzą.
-
Podaj swoje dane. Jeśli naprawdę chcesz zrobić więcej, podaj swoje dane kontaktowe nowemu pracownikowi. Możesz mu powiedzieć, że ma on możliwość skontaktowania się z Tobą w przypadku poważnych problemów lub jeśli trzeba go poprowadzić. Nie wszyscy będą z tego zadowoleni, a to z pewnością będzie zależeć od twoich relacji z byłym szefem.- Problem można często rozwiązać za pomocą prostej wiadomości e-mail.
- Fakt, że proponujesz pomóc dobrze po odejściu, zrobi dobre wrażenie i pomoże poprawić twoją reputację.