Zawartość
to wiki, co oznacza, że wiele artykułów jest napisanych przez kilku autorów. Aby stworzyć ten artykuł, 21 osób, niektóre anonimowe, uczestniczyło w jego edycji i ulepszaniu w miarę upływu czasu.Wydajne i interesujące spotkanie wymaga jasnych celów, otwartego dialogu i odpowiedzialnego lidera. Doprowadzi to do bardziej wydajnych i płynnych spotkań, co pozwoli także zaoszczędzić czas i pieniądze zespołu!
etapy
-
Nadaj znaczenie każdemu ze swoich spotkań - w przeciwnym razie możesz się obejść. Sprawdź, czy spotkanie jest potrzebne, lub zaproś tylko najbardziej potrzebne osoby. Często tracimy dużo cennego czasu, ponieważ menedżer uważa, że ważne jest, aby rozmawiać twarzą w twarz lub dlatego, że jest do tego przyzwyczajony. Zazwyczaj wystarczają do przekazania nowych informacji lub raportów zespołowi roboczemu. Ale elektronika nie będzie tak skuteczna jak spotkanie, jeśli potrzebujesz poznać opinię wszystkich uczestników. -
Określ cele i poproś każdą osobę o wcześniejsze zapisanie punktów porządku obrad. Utwórz strukturę swojego spotkania. Po prostu oferowanie idealnego wyniku często inspiruje uczestników i czyni spotkanie bardziej produktywnym. Ma to tę zaletę, że podkreśla cechę, której potrzebuje każde spotkanie: cel. Upewnij się, że wszyscy rozumieją cele, zapisując punkty porządku dziennego przed rozpoczęciem spotkania. -
Przejmij kontrolę nad swoim spotkaniem i kontynuuj. Dobre spotkania to produkty dobrego zarządzania zespołem. Przyjmij na siebie odpowiedzialność i wyjaśnij, że zamierzasz zachować zwięzły, użyteczny i odpowiedni ton. Pokaż kolegom, że szanujesz ich czas, upewniając się, że stoper jest widoczny dla wszystkich. Prowadzenie tego tematu jest również niezbędne, aby zaoszczędzić czas. Skoncentruj uwagę zespołu, mówiąc, że chcesz wrócić do porządku obrad, jeśli dyskusja wyjdzie z jego stożka. -
Niech wszyscy obecni wezmą udział w debacie. Ponieważ celem spotkania są dwustronne wymiany, niezbędna jest uczciwa opinia każdej osoby. Organizator spotkania musi zapewnić, że wszyscy uczestnicy zostaną wysłuchani. Nie noś swoich opinii jako podkładki do rajdu, jeśli chcesz osiągnąć konsensus lub porozumienie grupowe. Liderowi łatwo jest stłumić każdą dyskusję w zarodku, jeśli wszyscy są przekonani, że wynik został wcześniej ustalony. Oprzyj się pokusie odrzucenia pomysłów - nawet jeśli nie są one świetne. -
Zakończ plan działania i poproś wszystkich, aby opuścili spotkanie, wiedząc, jaki jest następny krok. Zapytaj również uczestników na koniec spotkania, czy uznali to za przydatne, a jeśli nie, dowiedz się, co możesz poprawić następnym razem. Przejrzyj własne strategie, aby ulepszyć techniki spotkań. -
Śledź postępy ustalone podczas spotkania. Daj też grupie znać, co nowego w tych zmianach. Pozwoli ci to lepiej zorganizować następne spotkanie. -
Upewnij się, że spotkanie nie zostało przeprowadzone na próżno, mówiąc ludziom, co zostało postanowione i co będzie dalej. Łatwo jest wyjść z pokoju konferencyjnego, wrócić do biura i natychmiast zapomnieć o zmianach, decyzjach lub nowych pomysłach zespołu. Upewnij się, że masz sposób na śledzenie decyzji i zadań, które wszyscy zgodzili się wykonać, abyś mógł śledzić i wykonywać zadania, nawet jeśli tego nie zrobisz. nie wysyłaj pełnego raportu ze spotkania wszystkim członkom.
- Aktualizacja - zamiast tego wyślij ją, jeśli informacje są jednostronne.
- Program i cele.
- Minutnik pozostający w czasie spotkania.
- Robienie notatek - zapisz to, co zostało powiedziane i wyślij raport ze spotkania.
- Interaktywny panel i osoba, która odnotowuje pomysły podczas spotkania.