Zawartość
- etapy
- Część 1 Przygotowanie do rozmowy
- Część 2 Rozpocznij rozmowę
- Część 3 Koncentracja rozmowy na temacie
- Część 4 Rozwiązywanie problemów
Trudne rozmowy są niefortunną, ale nieuniknioną częścią życia. Najtrudniejszą częścią jest znalezienie odwagi, aby rozpocząć rozmowę, która wystawi twoje nerwy na próbę. Kiedy sobie z tym poradzisz, musisz mieć pewność, że będziesz w stanie zachować spokój, otwarty umysł i mówić w sposób, który zachęci innych do zapamiętania, a jednocześnie utrzymasz minimum działań wojennych.
etapy
Część 1 Przygotowanie do rozmowy
-
Wyjaśnij swój osobisty cel. Zadaj sobie pytanie, co naprawdę chcesz osiągnąć, prowadząc tę rozmowę. Bądź tak uczciwy, jak to możliwe i upewnij się, że twój cel jest szlachetny i nie samolubny.- Po tej rozmowie powinieneś być w stanie określić, jaki jest dla ciebie cel.
- Pod koniec rozmowy oczekuj kompromisów, ale pomyśl o rzeczach, które nie podlegają negocjacji, aby wiedzieć, gdzie nie będziesz handlować.
- Pomyśl o swoich ukrytych motywach. Jeśli sytuacja cię denerwuje, możesz poczuć potrzebę ukarania, zemsty lub postawienia innych w zakłopotaniu. Musisz być szczery z tymi uczuciami, aby móc je przekroczyć, gdy zaczynasz rozmowę.
Pomyśl o podstawowych przyczynach problemu. Możesz mieć ogólne zrozumienie problemu, ale w większości przypadków trudności są spowodowane głębszymi problemami. Będziesz musiał poradzić sobie z tymi podstawowymi przyczynami, zanim będziesz mógł zrobić postęp.- Mówiąc dokładniej, musisz zadać sobie pytanie, jakie zachowanie spowodowało problem i jakie zachowanie wpłynęło na ciebie i zaangażowanych ludzi.
- Zastanów się, dopóki nie możesz streścić problemu w dwóch lub trzech krótkich zdaniach.
-
Odłóż na bok swoje założenia. Zidentyfikuj założenia, które mogłeś opracować na temat zachowania drugiej osoby. Naprawdę zastanów się, czy te założenia opierają się na faktach, czy są wynikiem twoich emocji. Spróbuj odrzucić założenia stworzone przez twoje emocje.- Zadaj sobie pytanie, jak się czujesz, gdy myślisz o intencjach innej osoby. Jeśli czujesz, że zostałeś zignorowany, zastraszony lub obrażony, możesz założyć, że druga osoba ma wobec ciebie negatywne motywy. Jednak często nie jest to jego intencją, nawet jeśli jest to wpływ wynikający z jego działań.
-
Uspokoić. Zachowaj spokój. Jeśli rozpoczniesz rozmowę w napiętym stanie emocjonalnym, istnieje duża szansa, że wymkniesz się spod kontroli i staniesz się znacznie bardziej dramatyczny.- Rozważ możliwość bycia już zdenerwowanym. Na przykład, jeśli zawsze miałeś problemy z ludźmi, którzy nie są świadomi twoich obaw, możesz być bardziej wrażliwy, jeśli osoba, z którą rozmawiasz, robi to samo. Spróbuj odłożyć na bok problemy osobiste, które miały miejsce w przeszłości i skoncentruj się na okolicznościach chwili.
-
Zachowaj pozytywne nastawienie. Pierwszą myślą może być naprawienie wszystkiego, co jest złe, ale to nie pomoże twojej sytuacji. Lepiej jest rozpocząć rozmowę z rozsądną i realistyczną dawką optymizmu co do powodzenia dyskusji.- Prawdą jest, że jeśli oczekujesz, że coś się wydarzy w określony sposób, właśnie tak się stanie. Jeśli od początku myślisz, że rozmowa będzie trudna i nie zniechęci, na pewno zakończy się w ten sposób.
- Z drugiej strony, jeśli uważasz, że z tej rozmowy może wyniknąć coś pozytywnego, bez względu na wynik końcowy, twoje nastawienie będzie naturalnie bardziej pozytywne i bardziej oparte na współpracy.
-
Myśl z obu punktów widzenia. Zrozum dokładnie, jaka jest twoja pozycja i pozycja drugiej osoby w tym konflikcie. Spróbuj wyobrazić sobie, jak inni widzą rzeczy z ich punktu widzenia.- Zadaj sobie pytanie, w jaki sposób przyczyniłeś się do problemu i jak przyczynił się do tego drugi.
- Wyjaśnij swoje obawy i potrzeby dotyczące rozwiązania tego konfliktu.
- Zadaj sobie pytanie, czy ten drugi jest świadomy problemu, a jeśli tak, to jak go postrzega? Pomyśl także o swoich obawach i potrzebach.
-
Przygotuj się na rozmowę. Graj rozmowę w głowie lub z kimś, kto nie ma z tym nic wspólnego. Powtórz to ćwiczenie raz lub dwa razy, ale nie używaj go jako wymówki, aby odłożyć prawdziwą dyskusję na następny dzień.- Jeśli ćwiczysz z inną osobą, upewnij się, że twój partner rozumie sytuację i że jest on całkowicie neutralny, aby później nie zdradzić twojego zaufania.
- Jeśli ćwiczysz powtarzanie rozmowy w swojej głowie, wyobraź sobie różne możliwości (dobre i złe) i określ, jak najlepiej sobie z nimi poradzić.
Część 2 Rozpocznij rozmowę
-
Zachowaj neutralny ton podczas rozmowy. Nie zapraszaj drugiej osoby do swojej osobistej przestrzeni i nie umieszczaj jej w swojej osobistej przestrzeni. Zamiast tego zaproś go do neutralnego miejsca, to znaczy do miejsca, które nie ma związku z żadnym z was.- Na przykład nie zapraszaj innych osób do swojego biura ani nie oferuj dyskusji w ich biurze.
- Rozważ prowadzenie tej rozmowy w pokoju konferencyjnym (jeśli pracujesz w tym samym miejscu), w salonie (jeśli mieszkasz w tym samym domu) lub w publicznym neutralnym miejscu, takim jak park lub kawiarnia.
- Unikaj widowni. Nawet jeśli prowadzisz tę rozmowę w miejscu publicznym, lepiej wybrać miejsce, w którym będziesz mieć bardzo małą grupę odbiorców. Ani ty, ani inni nie poczujecie się wystarczająco dobrze, aby być całkowicie szczerym, jeśli ludzie wokół was będą obserwować wszystkie wasze działania.
-
Ustaw limit czasu. Lideal rozmawiałby ze sobą, dopóki nie dojdzie do porozumienia. Niektóre rozmowy mogą przechodzić w niekończącą się pętlę, co może zapobiec postępowi w tej sytuacji. Aby temu zapobiec, lepiej ustawić określony czas na rozmowę przed jej rozpoczęciem.- Każda sytuacja jest inna, ale zwykle wystarcza od 30 do 60 minut. Jeśli po tym czasie są jeszcze rzeczy do powiedzenia, rozdziel się i wróć później.
-
Użyj bezpośredniego otwarcia, ale to nie prowadzi do konfrontacji. Bądź szczery i uczciwy w temacie, o którym chcesz rozmawiać, ale spokojnie i bez oskarżania drugiej osoby, aby nie postawił się w obronie.- Rozważ powiedzenie, na przykład: Myślę, że widzimy xxx w inny sposób i chciałbym poświęcić kilka minut, aby o tym porozmawiać i sprawdzić, czy możemy poczuć się lepiej.
- Bądź szczery na ten temat. Nie udawaj, że rozmowa jest mniej ważna niż w rzeczywistości, bo ryzykujesz, że druga osoba znajdzie się w kącie.
Część 3 Koncentracja rozmowy na temacie
-
Przygotuj się do zadawania pytań. Zadawaj pytania jeden po drugim i szczerze interesuj się odpowiedziami, niezależnie od tego, czy są to odpowiedzi ustne, czy niewerbalne.- Wyjaśnij szybko problemy, a następnie poproś drugiego, aby od razu przedstawił swój punkt widzenia.
- Zamiast zakładać, że wiesz wszystko, co można o tym wiedzieć, mówisz, że nic nie wiesz. Staraj się wiedzieć jak najwięcej, zadając sobie pytania.
- Musisz słuchać tego, co ma do powiedzenia drugi, ale musisz także obserwować, co robi. Obserwuj jego mowę ciała i słuchaj jego energii i emocji. Zadaj sobie pytanie, co myśli i nie wyraża.
-
Obserwuj reakcje emocjonalne. Nawet jeśli oboje nie chcesz pokazać swoich emocji podczas rozmowy, istnieje duża szansa, że coś wyzwoli reakcję emocjonalną w tym czy innym czasie. Zidentyfikuj te reakcje emocjonalne i rozbrój je, nie zaniedbując ich.- Kiedy zarządzasz własnymi reakcjami emocjonalnymi, na przykład gdy jesteś w defensywie, możesz od razu uświadomić sobie, że odczuwasz ten stan emocjonalny i podać szybkie wyjaśnienie, nie oskarżając drugiej osoby o przyczynę.
- Kiedy zarządzasz reakcjami emocjonalnymi innych osób, rozpoznaj je w uprzejmy sposób. Na przykład możesz mu powiedzieć: Rozumiem, że jesteś zły kiedy zaczyna krzyczeć lub płakać, zamiast prosić go, żeby się uspokoił.
-
Rozpoznaj drugiego. Przeformułuj argumenty drugiej osoby własnymi słowami, aby pokazać, że rozumiesz także, jak się czuje. Ludzie są na ogół mniej wrogo nastawieni, gdy czują, że są słyszani i rozumiani.- Zamiast sparafrazować argumenty drugiego, powinieneś wyjaśnić mu, co myślisz, co myśli i jak podejrzewasz, że ma nadzieję zakończyć tę rozmowę.
- Jeśli twoje założenia są błędne, nie próbuj ich bronić. Pozwól drugiej osobie poprawić cię i przypomnij mu o tej korekcie, kiedy skończy.
-
Wyjaśnij swoją pozycję. Kiedy masz okazję zabrać głos, przeformułuj pozycję drugiego, zanim wyjaśnisz swoją przeciwną opinię. Bądź szczery i precyzyjny w sposobie, w jaki postrzegasz rzeczy z własnej perspektywy.- Poczekaj, aż rozmówca skończy mówić, zanim zaczniesz mówić z własnego punktu widzenia. Nigdy go nie odcinaj.
- Potwierdź swój punkt widzenia i potwierdź, że podnosi on istotne punkty. Kiedy dojdziesz do punktu, w którym się nie zgadzasz, wyjaśnij mu, dlaczego się nie zgadzasz i wyjaśnij, jakie rozbieżności lub nieporozumienia miały miejsce.
-
Odpowiadaj spokojnie na jego ataki i podstępy. Czasami musisz odbyć trudną rozmowę z kimś, kto spróbuje cię zaatakować osobiście lub użyje podstępu emocjonalnego, aby odciągnąć cię od obecnego problemu. Zachowaj spokój i rozważ te ataki i podstępy za to, czym są, zamiast brać je osobiście.- Jego podstępy mogą obejmować takie rzeczy, jak oskarżenia i sarkazm.
- Kiedy znajdziesz się w obliczu tego rodzaju problemu, uporaj się z nim ze szczerością i ciekawością. Na przykład, jeśli druga osoba nie odpowiada, możesz mu powiedzieć: Nie wiem, jak zareagować na twoje milczenie.
-
Zaakceptuj okresy ciszy. W pewnym momencie stanie się tak, że w rozmowie będą przeszkadzać cisze. Zamiast zmuszać się do wypełnienia tych irytujących pustek bezsensownymi słowami, zrób sobie przerwę i skorzystaj z okazji, aby wszystko się uspokoiło.- W rzeczywistości trochę ciszy w rozmowie może być dobrą rzeczą. Pomaga obu stronom się uspokoić i pomyśleć o tym, co powiedziała druga osoba.
Część 4 Rozwiązywanie problemów
-
Zapytaj drugą, co ona myśli. Przed rozpakowaniem własnych pomysłów na rozwiązanie tego konfliktu zapytaj drugą osobę, jakie są ich pomysły na rozwiązanie tego konfliktu. Poczekaj na uczciwą odpowiedź zamiast lamadouera, aby usłyszeć, co chcesz usłyszeć.- Najpierw pytając innych o sugestie, angażujesz go w rozmowę, zapewniając go, że bierze pod uwagę pomysły, które może zaproponować.
-
Oprzyj rozmowę na wszystkich sugerowanych sugestiach. O ile ten drugi nie zasugeruje czegoś, co już miałeś na myśli, w tym czy innym czasie będziesz musiał użyć własnych pomysłów, aby zbudować własne. Uznaj sugestie, które może ci przedstawić i złóż ofertę na podstawie jego propozycji.- Może ci się nie podobać to, co mówi druga osoba, ale powinieneś znaleźć coś, na co możesz się zgodzić. Stań w tym momencie i stamtąd stwórz rozwiązanie.
-
Rób kompromisy. Nie oczekuj, że pod koniec rozmowy otrzymasz wszystko, co chcesz. Przygotuj się na kompromis, gdy dojdziesz do ostatecznego rozwiązania.- Wróć do niezbywalnych punktów, które określiłeś przed rozpoczęciem dyskusji. Upewnij się, że omówiłeś każdy z tych punktów i że wyciągnięty przez ciebie wniosek szanuje je.
- Prawdopodobnie będziesz musiał negocjować szczegóły, które nie są częścią punktów niepodlegających negocjacjom. Nie myśl jednak, że kompromis oznacza, że coś stracisz. Zamiast tego spróbuj znaleźć kompromis jako sposób na zadowolenie obu stron.
-
Przepraszam, jeśli to konieczne. Odłóż na bok swoją dumę i zadaj sobie pytanie, czy są rzeczy, z którymi naprawdę nie radzisz sobie dobrze. Przepraszam za błędy, które pokazują uczciwość lub chęć pójścia na kompromis.- Nikt nie jest doskonały i nikt nie może mieć racji przez cały czas. Miej otwarty umysł, aby zobaczyć własne wady i je poprawić. Celem jest dojście do dobrego wniosku, a nie do wniosku, w którym chcesz mieć rację.
-
Pozostań stały. Rozwiązania, które oferujesz, powinny być podobne do rozwiązań, które uzyskałeś wraz z innymi w podobnych sytuacjach.Jeśli twoje propozycje wydają się bardziej restrykcyjne, niż mogłeś sugerować w przeszłości, osoba ta może pomyśleć, że czytasz w negatywny sposób.- Osoba stała będzie wyglądać na bardziej godną zaufania i sprawiedliwszą. Ogólnie rzecz biorąc, ludzie są bardziej zainteresowani pracą nad rozwiązaniem z osobą uczciwą niż z osobą nieuczciwą.
-
Unikaj przecinania mostów. Nawet jeśli nie znajdziesz rozwiązania, które zadowoli was oboje, musicie zrobić wszystko, co w waszej mocy, aby uniknąć zniszczenia związku między wami dwojgiem.- Przestań, zanim powiesz coś lub podejmiesz decyzję, która może wywołać trwałą wrogość lub napięcie między tobą a tą osobą. Pomyśl o sposobach przeformułowania lub restrukturyzacji tego, co masz na myśli, w mniej obraźliwy sposób.
-
Kontynuuj. Po osiągnięciu porozumienia pamiętaj o dotrzymaniu złożonych obietnic. Tylko dotrzymuje obietnic, że możesz poprosić drugą osobę o dotrzymanie jej.- Dobrym pomysłem może być zorganizowanie nowej rozmowy kilka dni, tygodni lub miesięcy później, aby dowiedzieć się, czy wszystko idzie dobrze i czy nadal trzeba wprowadzać zmiany.